Canal del informante

INTRODUCCIÓN

MAFEX dispone de una herramienta indispensable dirigida al fomento de la mejora de la cultura ética y el buen gobierno de esta organización empresarial y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 10, apartado 1, letra c, de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

El fundamento de esta herramienta es, por un lado, establecer las bases para ejercer el control debido sobre sus actividades cumpliendo de este modo con las exigencias contempladas en el Código Penal. Por otro lado, aspira a asegurar la efectividad de la normas y procedimientos de control a implementar para prevenir y, en su caso, reprobar la comisión de cualquier práctica ilícita en su seno.

Por ello, todas las personas que integran la Asociación deben cumplir estrictamente con lo establecido en la legislación, así como los Estatutos, Código Ético y Acuerdos de Confidencialidad de MAFEX. En el caso de los trabajadores, adicionalmente con las normas y procedimientos internos establecidos, todos tienen la obligación de colaborar para prevenir y detectar posibles conductas irregulares o ilícitas que pueden tener lugar en la organización.

Para dar cumplimiento a este deber, MAFEX pone a disposición de todas las personas que conforman sus Grupos de Interés, tales como: sus administradores, directivos y trabajadores, así como a sus clientes, proveedores y otros terceros con los que mantengan vínculos de relación comercial e institucional, este canal a través del cual pueden denunciar, de forma confidencial, cualquier sospecha o conocimiento de una conducta irregular o ilícita que hayan tenido o esté teniendo lugar en la organización.

El establecimiento de este Canal de Denuncia supone la creación de una nueva herramienta, en conformidad con lo dispuesto en el Código Penal y el resto de legislación aplicable. En este Reglamento del Canal de Denuncia se regula todo el procedimiento necesario para su funcionamiento.

El Canal de Denuncia estará regido por los principios de independencia, objetividad, autoridad, confidencialidad y no represalias.

¿PARA QUÉ SIRVE EL CANAL DE DENUNCIAS?

El Canal de Denuncia permite a cualquier persona, de modo confidencial pero no anónimo, poner en conocimiento de la persona responsable para la gestión del canal de denuncias actuaciones contrarias al conjunto de las normativas internas de la Asociación y de los procedimientos de prevención de riesgos penales, así́ como cualquier hecho presuntamente delictivo o fraudulento que adviertan en la Asociación.

También sirve para consultar dudas y proponer mejoras en los elementos de control interno y en los procedimientos de prevención de riesgos penales.

¿CÓMO DEBEN SER LAS DENUNCIAS?

Las denuncias deben ser nominativas. Las anónimas serán, de oficio, consideradas no admisibles.

MAFEX, asentado lo dispuesto en el párrafo anterior, analizará aquellas comunicaciones que, a pesar de ser anónimas, se consideren de especial gravedad. Será el responsable designado para la gestión del Canal, quien revisará y estudiará las denuncias anónimas y elaborará un informe que establecerá́ la necesidad o no de continuar con la tramitación de dicha denuncia.

¿CÓMO SE ACCEDE AL CANAL DE DENUNCIAS?

Se establecen las siguientes vías para que las personas interesadas puedan comunicarse con el responsable del canal:

➢ Correo electrónico: canaldedenuncias@mafex.es

➢ Llamada telefónica: 944 706 504. Att: Director General (responsable del canal). El responsable incoará y tramitará los procedimientos de investigación, resolución y respuesta a las denuncias recibidas

➢ Formulario específico al cual se puede acceder a través del siguiente enlace.

¿QUÉ OCURRE DESDE LA REMISIÓN DE UNA DENUNCIA?

En un plazo máximo de cinco días hábiles, y salvo imposibilidad objetiva para su recepción, el responsable del canal acusará recibo al notificante y le informará sobre la admisibilidad o inadmisibilidad de la denuncia recibida.

En cuanto a las consultas o propuestas de mejora sobre los procedimientos de prevención de riesgos penales, el responsable acusará recibo al notificante en el plazo de cinco días hábiles, salvo imposibilidad objetiva para su recepción. Posteriormente, se redactará respuesta que se notificará al interesado.

Tramitación de las denuncias admitidas

El responsable abrirá un expediente informativo y de investigación de los hechos denunciados. Una vez que el responsable disponga de toda la información y documentación necesaria, convocará a entrevistas a las personas involucradas en la denuncia (denunciado, denunciante, y todas aquellas personas relacionadas indirectamente con los hechos objeto de denuncia).

En el caso de que una denuncia afecte directamente al responsable de la gestión del Canal de Denuncias (tanto como denunciante como denunciado), éste deberá trasladar el expediente al Comité de Dirección para que designe un instructor independiente que sustituya temporalmente al afectado.

 ¿Cuál es el procedimiento de denuncia?

1.- Elaboración del informe.

➢ El responsable elaborará un informe de conclusiones del expediente Se evitará incluir la identidad del denunciante y del denunciado.

➢ El plazo máximo para concluir el informe será de seis meses a contar desde la recepción de la denuncia. El plazo se podrá extender por circunstancias especiales.

2.- Comunicación del informe.

➢ El informe se comunicará al denunciado en el plazo máximo de cinco días hábiles a contar desde su finalización.

➢  En el mismo plazo, se remitirá al Comité de Dirección un breve resumen del informe junto con la propuesta o recomendación de aquellas medidas disciplinarias que, a su juicio, debería adoptarse. En caso de denuncias graves, se remitirá al Comité de Dirección con carácter inmediato.

El Comité de Dirección, tras analizar el informe, podrá decidir:

➢ Decretar el archivo de la investigación por no revestir los hechos naturaleza penal.

➢ Adoptar las medidas correctoras oportunas.

➢ Si los hechos revisten suficientes indicios sobre su naturaleza penal, el Comité de Dirección, a través del responsable del canal, lo pondrá en conocimiento de las autoridades judiciales. Podrá igualmente incoar un expediente sancionador contra el denunciado.

3.- Principios rectores.

➢  Confidencialidad.: MAFEX preservará la confidencialidad de las denuncias recibidas.

➢  No represalia: MAFEX no tolerará represalias cometidas sobre aquellas personas que hayan hecho uso del canal de denuncia.

➢  Denuncias falsas: se prohíben las denuncias falsas, tomando la asociación las medidas legales y disciplinarias que, en cada caso, se estimen oportunas.

➢  Protección del denunciado: se efectuará la investigación respetando los derechos del denunciado, en concreto, el principio a la presunción de inocencia y el principio de contradicción.